0°

招投标全流程数据整合思路研究

招标投标是由交易活动的发起方在一定范围内公布标的特征和部分交易条件,按照依法确定的规则和程序,对多个响应方提交的报价及方案进行评审,择优选择交易主体并确定全部交易条件的一种交易方式。招标投标作为一种成熟的交易方式,其重要性和优越性在国内、国际经济活动中日益被各国和各种国际经济组织广泛认可,进而在相当多的国家和国际组织中得到立法推行[1]

随着公司产品业务形态越来越多,市场竞争越来越激烈,使得的工作量也越来越大,其过程中产生的数据信息量也越来越庞大。由于这些信息存在于纸质资料或散落于多个信息系统中,这就造成了评标时翻找查阅历史信息困难,重复工作量大,工作效率低下等问题,给招标工作带来很大不便。

大数据技术作为对海量数据进行快速分析处理的先进技术,在招投标工作中将提供新思路、新方法和新的解决方案。不过,大数据分析技术在招投标工作中能否得到有效的应用,其前提是及时、完整、准确、规范的业务数据,所以将散布于各业务系统的业务数据进行合理的采集、清洗、整合,并存储到本项目数据库中,是需要首先开展的重点工作。

1 招投标流程及数据存储现状

要想整合招投标全流程数据,首先需要了解招投标的具体工作流程,了解各个环节开展的工作内容及目前业务数据的存储情况。

1.1 招投标流程介绍

目前招投标工作包含“计划申报-公告发布-售标统计-评标-定标-合同签订”六个环节。

计划申报:即项目需求单位按本单位批次计划申报下年度需采购项目及项目需求。

公告发布:即发布招标公告,公告中包含了招标总则、合同格式、技术规范书等竞标相关要求。

售标统计:对标书销售情况,保证金缴纳情况等进行统计分析核实,全面分析售标情况。

评标:对应答单位提交的资质信息、商务文件、技术文件等竞标资料进行审核、评分等,此环节的工作直接关系到后续供应商提供的货物质量或服务水平,是招标工作中非常关键的环节。

定标:在该环节,根据评标结果,确定中标单位,发布中标结果。

合同签订:在该环节,招标单位与中标供应商签订合同,为双方后续的合作关系保驾护航。

1.2 数据存储现状

在公司目前的招投标方式中,竞标公司的各项资料提供纸质版或者散落在不同的系统。目前主要通过国家电网提供的电子商务平台(ECP平台)、ERP等系统进行招投标工作,所以业务数据大部分存储于这两大系统。

国网电子商务平台的招标采购、采购标准等模块是物资公司与供应商就招投标事项进行网上信息交互的平台,该平台为供应商提供招投标全流程业务咨询与业务办理“一站式服务”。国网电子商务平台与ERP系统主要是实现招标的电子化完整流程,包含“计划申报-公告发布-售标统计-评标-定标-合同签订”等招标采购全流程工作,使招标工作可以依托电子流完成。

国家电网电子商务平台与ERP系统既有区别又有关联。电子商务平台是一级部署系统,而ERP系统则不是。在业务上,网省需求计划是在ERP中提报的,上传到电子商务平台。在电子商务平台进行招标,招标结束后流转合同,合同签订后进入履约环节,合同履约环节是由ERP与电子商务平台进行交互的。

目前,国网公司电子商务平台按照统一分类编码、统一型号种类、统一技术参数、统一技术规范、统一技术接口、合理归并设备型号的原则,历时6年形成106卷3694万字、基本覆盖集中采购范围内的各类物资的采购标准,并以电子化形式予以固化,利用大数据实现了对物资采购集约化管理。此宝贵经验为招投标的深度分析挖掘创造了有利条件。

2 信息采集整合

信息采集整合主要包含现有的招标信息以及未来新增的招标信息两部分。

2.1 现有的招标信息

对现有招标信息进行梳理汇总,并根据系统特性,确定数据抽取方式方法及技术,整合招标信息所涉及到的各项数据信息。

采集整合的总体思路为:通过追溯招标信息数据流向及变化,对招标信息进行深度分析,从业务流等角度,研究数据间的关系,为数据建模做铺垫。详细研究国网电子商务平台、ERP的招标模块及招标信息项,并梳理各招标信息间的数据流转以及数据间的结构关系。主要围绕“计划申报-公告发布-售标统计-评标-定标-合同签订”等招标环节开展,梳理各阶段产生的数据信息,以及各数据间的对应关系,完成招标信息体系数据梳理工作。

具体实现方式为开发与电子商务平台的接口,实现招投标信息(基础信息、资质信息、采购信息、评分信息等)的准实时同步与数据共享。对于ERP系统,则一次性地将当前ERP系统中已有的招标信息通过数据割接方式,全部接入到系统的招标信息数据库中,做为开展大数据分析的基础数据。如图1所示。

招投标全流程数据整合思路研究

2.2 未来新增的招标信息

(1)竞标厂家资料采集

对于有意向合作的新厂家,必须通过互联网进行申报,提供公司资质等相关信息,经由公司人员审核通过后,再纳入到招标信息体系中。即在本项目开发的资质业绩申报系统中进行申报。

(2)其他招投标信息采集

招标发布的文件以及过程中产生的各种数据信息均体现在国网电子商务平台,需要将此信息导入到本项目的数据信息中,完成数据采集工作。在国网电子商务平台与各省数据中心未打通前,需要通过人工实现国网电子商务平台与此项目数据信息的交互共享,为确保信息及时更新,为招标数据分析提供科学地依据,需对人工操控数据的方式及要求进行规范化管理。

3 数据建模

依托信息化系统,构建“基础数据库”、“资质业绩库”、“评分数据库”、“采购数据库”于一体的信息数据库,融合招标采购各环节数据信息,为招投标管理提供强有力的数据支持和依据。

3.1 基础数据库

主要涵盖:(1)招投标的相关法律法规、部门规章和行政规范性文件以及国网公司的相关通用制度和规定等;(2)相关技术标准和规范;(3)相关招标文件的标准文件、示范文本或其它参考资料;(4)相关市场主体、交易、价格等信息。通过日常招投标业务不断收集、汇总相关制度、范本等资料,便于需要时快速搜索,为招投标业务提供支撑和依据,提升招投标管理的规范性,降低有效投诉率。

3.2 资质业绩库

结合资质能力核实的成果建立投标人和招标方的资质业绩库,为评标工作提供真实有效的资质业绩凭证,节省评标成本和投标人资质业绩证明材料编制成本,提升招标、投标双向效率、效益。资质业绩库分为投标方和招标方两部分:投标方资质主要是由投标方提供的各项资料组成,根据数据建模进行存储,作为竞标的基本材料;招标方资质主要设置投标资格条件,以便分析潜在投标人及预测投标结果,为招标方科学规范设定资格业绩等条件提供依据。

3.3 评分数据库

评分数据库是各投标人的评审得分数据库,涵盖各批次项目投标人的各项得分情况,能够实现不同维度快速查询相关投标人的纵向与横向得分情况,为评标工作提供数据依据,降低专家打分的主观因素,提升评审的客观性、公正性。

3.4 采购数据库

采购数据库是采购过程形成的数据汇总,包括各批次售标情况、采购金额、成本收益费用等数据,实现不同品种、项目潜在投标人数量查询、项目采购情况查询等功能,一是为招标策略、采购方式的制定提供充足的数据依据;二是降低售标流标情况的发生率;三是提高数据统计效率。

4 结论

本文介绍了招投标业务流程及业务数据存储现状,研究了需采集整合的业务数据及信息采集整合思路,并将采集整合的数据进行了数据建模,为项目的数据梳理工作提供了思路,并为后续的大数据分析提供了强大的数据基础。

参考文献

[1]李小琳.招标采购专业实务[M]. 北京: 中国计划出版社,2015.

作者信息:

李 玺,崔永涛,金坎明

(国网河北省电力有限公司物资分公司,河北 石家庄 050000)

「点点赞赏,手留余香」

    还没有人赞赏,快来当第一个赞赏的人吧!
0 条回复 A 作者 M 管理员
    所有的伟大,都源于一个勇敢的开始!
欢迎您,新朋友,感谢参与互动!欢迎您 {{author}},您在本站有{{commentsCount}}条评论